Warum ist es von Vorteil, die Benutzerdaten in den Einstellungen von LibreOffice einzutragen?
Darum: Weil man diese dann einfach und schnell einbinden kann. Und Änderungen sind auch flott gemacht.
In LibreOffice können Sie in den Einstellungen unter dem Menüpunkt „Extras – Optionen“ Ihre Benutzerdaten eintragen. Dazu gehören Firma, Vor- und Nachname, Straße, PLZ, Ort und Land sowie Kontaktdaten wie Telefon, Telefax, Email. Sie brauchen nicht alle Informationen eintragen, überlegen Sie welche Sie nutzen wollen. Nun können Sie diese Daten schnell in Ihre Dokumente als Feld einbauen. Von besonderen Vorteil ist dies bei Vorlagen, die Sie einmal erstellen und darauf aufbauend immer wieder Dokumente erstellen, zum Beispiel Fax- oder Briefkopfvorlagen.
Zum Einfügen der Daten gehen Sie an die gewünschte Stelle und über das Menü „Einfügen – Feldbefehl“ und dort „Andere…“ (auch mit der Tastenkombination Strg+F2) bekommen Sie dann verschiedene Felder zur Auswahl angeboten. Unter dem Feldtyp Absender finden Sie genau die oben genannten Felder, die Sie nun an die gewünschten Stellen einfügen können. Sie finden dort auch noch viele weitere Felder, die sich zum Beispiel auf das Dokument oder die Zeit beziehen. Diese können Sie genauso nutzen. Sie können die eingefügten Felder natürlich wie gewohnt mit Schriftart, -typ, -größe formatieren und so passend zu Ihrem Dokument gestalten.
Sollten in Ihrem Dokument nach dem Einfügen nicht die richtigen Daten angezeigt werden, sondern soetwas wie „Absender“, „Dateiname, „Uhrzeit“, dann müssen Sie in den Einstellungen unter „Extras – Optionen“ im Abschnitt Writer unter Ansicht die Anzeige der Feldnamen deaktivieren. Je nachdem wie Sie es wünschen, diese Einstellung bezieht sich nur auf die Ansicht im Writer. Drucken Sie Ihr Dokument aus oder erstellen eine PDF, dann werden die Felder mit Ihren Daten ausgegeben.
Der Vorteil von Feldern in Dokumenten ist nun, wenn Sie die Daten in den Einstellungen einmal ändern, weil der Firmenname geändert, ein Umzug erfolgte oder Sie personlich Ihren Namen geändert haben, dann sind diese Änderungen mit dem Öffnen eines gespeicherten Dokumentes oder einer Vorlage gleich übernommen. Sie sparen sich damit eventuelle Nacharbeiten.
Dieser Tipp funktioniert genauso in OpenOffice!