Word – Jahrestag mit Feldern berechnen

Die in geschweiften Klammern gesetzten Zeichen stellen in Microsoft Word Felder dar. Mit Felder können Sie verschiedenste Dinge erledigen.

Neulich:

Kann man in Microsoft Word eine Jubiläumszahl automatisch berechnen lassen?

Eine Lösung:

{ SET JubiDat “20.6.1992” } { ={ DATE @ “yyyy” }-{ IF { DATE @ “M” } < { REF JubiDat @ “M” } { ={ REF JubiDat @ “yyyy” }+1 { IF { DATE @ “M” } = { REF JubiDat @ “M” } { IF { DATE @ “d” } < { REF JubiDat @ “d” } { ={ REF JubiDat @ “yyyy” }+1 } { REF JubiDat @ “yyyy” } } { REF JubiDat @ “yyyy” } } } }

Die in geschweiften Klammern gesetzten Zeichen stellen in Microsoft Word Felder dar. Mit Feldern können Sie die verschiedensten Dinge erledigen. Zum Beispiel werden Felder bei einem Seriendruck als Platzhalter für die einzufügenden Daten genutzt. Oder Sie möchten ein sich aktualisierendes Datum in Ihrem Dokument haben. Auch die Seitenzahlen oder ein automatisches Inhaltsverzeichnis werden in Word über Felder generiert. Dies nur ein paar Möglichkeiten.

In den meisten Fällen übernimmt ein Assistent in Word das Einfügen von Feldern mit der korrekten Schreibweise und Sie sehen diese kryptischen Zeichen wie oben selten. Sie finden dazu auf dem Register Einfügen in der Gruppe Text das Symbol Schnellbausteine. Dort wählen Sie den Punkt Feld… als Zugang zu den Feld-Assistenten. Für Seitenzahlen, Datum, Verzeichnisse finden Sie auch direkt eigene Symbole auf den Registerkarten Einfügen und Verweise. Das Einfügen von Seriendruckfelder erledigen Sie über die Registerkarte Sendungen. Eine andere Möglichkeit, und diese sollten Sie für dieses Beispiel hier nutzen, ist das Einfügen von Feldern über das Drücken der Tasten <STRG>+<F9>. Nach Drücken dieser Tastenkombination fügt Word die geschweiften Klammern ein und erwartet Ihre Eingabe. In der Standardeinstellung sind die Felder auch durch eine graue Schattierung gekennzeichnet.

Beachten Sie beim Eingeben der obigen Zeichen, dass Felder hier geschachtelt geschrieben sind, also Felder in Feldern eingefügt sind. Einfacher gesagt, immer wenn eine geschweifte Klammer auf < { > kommt, drücken Sie <STRG>+<F9>. Die schließende geschweifte Klammer schreiben Sie nicht, diese wurde ja jeweils bereits mit eingefügt.

Was macht nun dieser ominöse Text da oben?

{ SET JubiDat „20.6.1992“ }
Als erstes wird eine Textmarke JubiDat als Variable mit dem Jubiläumsdatum gesetzt. Man könnte hier auch direkt auf ein vorhandenes Seriendruckfeld, zum Beispiel mit dem Geburtsdatum, zurückgreifen.

{ DATE @ „yyyy“ }-
Hier wird aus dem aktuellen Datum die Jahreszahl extrahiert und als Minuend in einer Subtraktion genutzt.

Zur Ermittlung des Subtrahenden wird nun verschiedenes verglichen:

IF { DATE @ “M” } < { REF JubiDat @ “M” }
Ist der aktuelle Monat kleiner als der Monat aus dem Jubiläumsdatum wird zur Jahreszahl des Jubiläumsdatum eine 1 hinzuaddiert:  ={ REF JubiDat @ “yyyy” }+1

IF { DATE @ “M” } = { REF JubiDat @ “M” }
Befinden wir uns gerade im Jubiläumsmonat erfolgt ein Vergleich mit dem Tag:

IF { DATE @ “d” } < { REF JubiDat @ “d” }
Ist der aktuelle Tag vor dem Tag im Jubiläumsdatum wird auch hier zur Jahreszahl des Jubiläumsdatum eine 1 hinzuaddiert: ={ REF JubiDat @ “yyyy” }+1

Befinden wir uns allerdings mit dem Tag bereits nach dem Jubiläumstag oder sind wir auch schon im Monat nach dem Jubiläumsmonat gilt als Subtrahend die Jahreszahl des Jubiläumsdatum: { REF JubiDat @ “yyyy” }

Durch einen einfachen Vergleich wird also festgelegt, ob einfach nur die Jahreszahl aus dem Jubiläumsdatum von der aktuellen Jahreszahl abgezogen wird oder diese um 1 erhöht werden muss, damit wäre der Jubilar dann noch ein Jahr jünger.

Ganz einfach. Nicht wahr?

Was ist eigentlich ein guter Vortrag?

Ja, was zeichnet nun eigentlich einen guten Vortrag aus? Im Grunde ist der beste Vortrag, ein Vortrag in dem so Dinge wie Präsentationsfolien überhaupt nicht auffallen.

Ein Vortrag vollkommen ohne Folien hat somit die größten Chancen auf den Hauptpreis „Bester Vortrag“. Ansonsten sind Folien eben nur die unaufdringlichen Zusatzinformationen nebenbei. Das Hauptaugenmerk des Zuschauers/-hörers liegt immer beim Vortragenden. Und diesem sind hoffentlich die Zuschauer/-hörer das Wichtigste.

Mit diesem Hintergedanken ist das Werkzeug PowerPoint oder Impress oder sonsteins ein gutes Mittel, um seine Vortragsideen umzusetzen.

OpenOffice Calc – Alter berechnen

Mit der Funktion DatumDif() in der Tabellenkalkulation Calc von OpenOffice bzw. auch LibreOffice kann relativ einfach das Alter von Personen berechnet werden. Vorausgesetzt das Geburtsdatum der Person ist in der Tabelle gespeichert, logisch.

Auch in Microsoft Excel gibt es diese Funktion: Sie heißt dort DateDif() und ist genauso aufgebaut:

Bleistift: =DATEDIF(B2;HEUTE();“y“)

Allerdings verschweigt der Funktionsassistent und die Hilfe von Excel diese Funktion. Warum? Frag bei Microsoft nach.

Was eine Präsentationsoftware wie Powerpoint oder Impress nun einmal nicht leisten kann

Immer wieder stelle ich fest, dass eine Präsentationssoftware wie PowerPoint oder Impress für Dinge genutzt werden soll, meist auch dazu genutzt wird, wofür diese Software einfach nicht gedacht ist. Oftmals werden umfangreiche Informationen auf die Folien geknallt, zig Bilder sollen das komplette Portfolio wiedergeben, die gesamte Buchhaltung wird in Riesenzahlenkolonnen eingebaut. Und dann soll das ganze auch noch ‚hübsch‘ aussehen. Ich sag dann eigentlich nur: Da ist kein Platz mehr für hübsch.

Nein. So wird das nichts.

Für umfangreiche Berichte werden andere Tools genutzt. Präsentationssoftware soll das Wesentliche in kurzen, knackigen Aussagen wiedergeben. Wenig Text, ein paar Bilder, die wichtigsten Zahlen, nicht deren Entstehungsgeschichte. Das ganze mit wenigen Farben, Schriften, Effekten in Form gebracht, ja auf einer Folie ist dann auch Platz für Schaubilder und Bildeffekte.

Eine Präsentationsfolie darf nicht das gesprochene Wort ersetzen. Vielleicht wäre es eine gute Übung einmal eine Präsentation ganz ohne Folienunterstützung zu machen.  So nach und nach zur Unterstützung baut sich ein guter Präsentator dann vielleicht ein paar Folien dazu. Denkt doch auch einmal an die Zuhörer: die hören nicht mehr zu, die lesen nur noch Folien. Oder versuchen es.

Für die umfangreichere Information gibt es dann Dinge wie Webseiten, Broschüren bis hin zu Büchern, gern auch in elektronischer Form und zum Mitnehmen.

Microsoft Office – Web App nutzen

Sie möchten schnell einen Brief schreiben? Eine Präsentation erstellen oder eine Tabellenkalkulation anlegen? Haben aber auf Ihrem Rechner kein Microsoft Office, weil viel zu teuer. Oder Sie sind grad unterwegs. Aber eigentlich kennen Sie sich auch nur mit den Microsoftprodukten so richtig aus. Also kommt wirklich nichts anderes in Frage? Kein LibreOffice, kein Google Docs?

Dann nutzen Sie die Web Apps von Microsoft, welche über den Dienst Skydrive zur Verfügung stehen. Sie müssen sich einzig ein Konto unter https://skydrive.live.com anlegen. Ihnen stehen dort zum einen 7GB Speicherplatz im Onlinespeicher von Microsoft kostenlos zur Verfügung. Und Sie können die Web Apps von Word, Excel und Powerpoint kostenlos nutzen. Diese sind in ihrem Funktionsumfang gegenüber den Office-Versionen auf einem PC  zwar sehr eingeschränkt, aber für viele Einsatzzwecke doch vollkommen ausreichend. Probieren Sie diese aus.

Microsoft bietet Ihnen mit diesem Konto darüber hinaus noch weitere Dienste an. Sie können sich ein Mailpostfach unter Outlook.com anlegen, einen Kalender und ein Adressbuch online führen und wie schon gesagt Onlinespeicherplatz nutzen. Diesen können Sie auch mittels eines Synchronisationsprogramms auf Ihrem PC automatisch mit einem Ordner dort abgleichen lassen.

Sollten Sie ein Smartphone mit Windows Phone 8 nutzen, werden Sie diese Dienste auch gut auf diesem integriert vorfinden, so zum Beispiel den Kalender und das Adressbuch.

Aber auch hier wieder mein Hinweis: Sie speichern Daten auf Rechnern von Microsoft! Diese Firma hat Zugriff darauf und Sie können nur darauf vertrauen, dass diese Ihre Daten vertraulich behandelt, für Sicherheit sorgt und keinem Dritten (darunter auch staatlichen Behörden) die Daten ohne Ihr Wissen aushändigt.

Eine Übersichtskarte mit Adressen erstellen – Google Fusion hilft

Möchten Sie eine kleine Übersichtskarte mit einer Anzahl von Adressen darstellen?

Dann bietet Google Ihnen mit Fusion genau dazu eine prima Funktion. Google Fusion ist ein Modul, welches sich in Google Drive integriert. Es handelt sich dabei im Grunde genommen um eine Datenbank. In dieser können verschiedenste Daten erfasst und ausgewertet werden. Darunter auch die Darstellung von Adressdaten oder wenn bereits vorhanden, von Geokoordinaten. Read more „Eine Übersichtskarte mit Adressen erstellen – Google Fusion hilft“