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Was eine Präsentationsoftware wie Powerpoint oder Impress nun einmal nicht leisten kann

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Immer wieder stelle ich fest, dass eine Präsentationssoftware wie PowerPoint oder Impress für Dinge genutzt werden soll, meist auch dazu genutzt wird, wofür diese Software einfach nicht gedacht ist. Oftmals werden umfangreiche Informationen auf die Folien geknallt, zig Bilder sollen das komplette Portfolio wiedergeben, die gesamte Buchhaltung wird in Riesenzahlenkolonnen eingebaut. Und dann soll das ganze auch noch ‚hübsch‘ aussehen. Ich sag dann eigentlich nur: Da ist kein Platz mehr für hübsch.

Nein. So wird das nichts.

Für umfangreiche Berichte werden andere Tools genutzt. Präsentationssoftware soll das Wesentliche in kurzen, knackigen Aussagen wiedergeben. Wenig Text, ein paar Bilder, die wichtigsten Zahlen, nicht deren Entstehungsgeschichte. Das ganze mit wenigen Farben, Schriften, Effekten in Form gebracht, ja auf einer Folie ist dann auch Platz für Schaubilder und Bildeffekte.

Eine Präsentationsfolie darf nicht das gesprochene Wort ersetzen. Vielleicht wäre es eine gute Übung einmal eine Präsentation ganz ohne Folienunterstützung zu machen.  So nach und nach zur Unterstützung baut sich ein guter Präsentator dann vielleicht ein paar Folien dazu. Denkt doch auch einmal an die Zuhörer: die hören nicht mehr zu, die lesen nur noch Folien. Oder versuchen es.

Für die umfangreichere Information gibt es dann Dinge wie Webseiten, Broschüren bis hin zu Büchern, gern auch in elektronischer Form und zum Mitnehmen.

Microsoft Office – Web App nutzen

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Sie möchten schnell einen Brief schreiben? Eine Präsentation erstellen oder eine Tabellenkalkulation anlegen? Haben aber auf Ihrem Rechner kein Microsoft Office, weil viel zu teuer. Oder Sie sind grad unterwegs. Aber eigentlich kennen Sie sich auch nur mit den Microsoftprodukten so richtig aus. Also kommt wirklich nichts anderes in Frage? Kein LibreOffice, kein Google Docs?

Dann nutzen Sie die Web Apps von Microsoft, welche über den Dienst Skydrive zur Verfügung stehen. Sie müssen sich einzig ein Konto unter https://skydrive.live.com anlegen. Ihnen stehen dort zum einen 7GB Speicherplatz im Onlinespeicher von Microsoft kostenlos zur Verfügung. Und Sie können die Web Apps von Word, Excel und Powerpoint kostenlos nutzen. Diese sind in ihrem Funktionsumfang gegenüber den Office-Versionen auf einem PC  zwar sehr eingeschränkt, aber für viele Einsatzzwecke doch vollkommen ausreichend. Probieren Sie diese aus.

Microsoft bietet Ihnen mit diesem Konto darüber hinaus noch weitere Dienste an. Sie können sich ein Mailpostfach unter Outlook.com anlegen, einen Kalender und ein Adressbuch online führen und wie schon gesagt Onlinespeicherplatz nutzen. Diesen können Sie auch mittels eines Synchronisationsprogramms auf Ihrem PC automatisch mit einem Ordner dort abgleichen lassen.

Sollten Sie ein Smartphone mit Windows Phone 8 nutzen, werden Sie diese Dienste auch gut auf diesem integriert vorfinden, so zum Beispiel den Kalender und das Adressbuch.

Aber auch hier wieder mein Hinweis: Sie speichern Daten auf Rechnern von Microsoft! Diese Firma hat Zugriff darauf und Sie können nur darauf vertrauen, dass diese Ihre Daten vertraulich behandelt, für Sicherheit sorgt und keinem Dritten (darunter auch staatlichen Behörden) die Daten ohne Ihr Wissen aushändigt.